RPAコラムRPA-COLUMN
「うっかり」撲滅！記憶に頼らないタスク管理
こんにちは、会計事務所RPA研究会のS美です。
今、私が「これ抜きでは仕事も生活も回らない」ほど
愛用しているスマートフォンのアプリに、
リマインド機能を果たしてくれるアプリがあります。
例えば、書類の提出期限の日時をあらかじめ設定すると、
その設定した日時になった際、
「●●書類の提出日時です！」と
LINEメッセージのようなポップアップの状態で、
スマートフォンの画面に知らせてくれるのです。
これが非常に便利！！
日々手元で眺めるスマホ上でリマインドをされると、
「そうだった！」と、その場で行動に移すことができます。
日々の業務の中にも生活の中にも、
ちょっとしたタスクや、覚えておきたい事項は山積みですよね。
例えば、
・●日になったら振込をする。
・サブスクの解約をしたいが、ギリギリまで使いたいので、
月末付近で解約作業をしたい。
・イベント予約受付開始に合わせて、予約作業をしたい。
・1週間後、XXさんにメールを送る。
・先方の忘れ物を、その事務所訪問時に忘れず持参する。
・■■さんの誕生日、プチギフトを準備する。
etc.
これらは、実際に私が例のアプリにリマインドを依頼した案件なのですが、
このアプリを利用し始める前は、
よく「うっかり」をやらかしていました。
・振込期限を過ぎてしまった。
・解約しようと思っていたのに、解約し忘れた。
・気づいたら予約がスタートしていて満席になっていた。
・メールを送り忘れて（持参を忘れて）、
追加対応（郵送など）をすることになった。
・同僚の誕生日ということを出社してから思い出し、
仕方なく休み時間に手近なものを準備した。
etc.
皆様もお心当たりがありませんか？
いずれも取り返しのつかないミスというほどではないのですが、
やはり「うっかり」による手間やストレスはかかってしまいます。
悲しいかな、人はミスをする生き物なのです。
私は、このアプリに出会って以来、
自分の記憶のみを当てにするのはやめました。
記憶の一部を、忠実かつ正確なアプリに預けるつもりで、
今では「入れなくても大丈夫」と思えるような些細なことも
念のため入力しています。
もはや私のパートナーです。
この心強いパートナーのおかげで、
今では、諸々のタスクに抜け漏れなくスムーズに対応でき、
日々気持ちよく過ごせるようになりました。
そして、この仕組みはRPAにも応用できます！
RPAは、あらかじめ指示した日時に、
自動でチャットメッセージを送ることも可能です。
例えば、顧問先の社長の誕生日や創立記念日など、
お祝いすることが望ましい日の一覧を作り、
その一覧に載っている日の1週間前と当日に
リマインドメッセージを送ってくるよう指示しておくこともできます。
同様に、定期的に発生する様々な振込期限や更新期限についての
リマインドに活用することもできます。
（例えば年間更新のサービスなど、年に一度のものは忘れがちですよね）
他にも、月例で集計して所内に周知したい数値がある場合に、
「毎月●日になったら、データにアクセスし、
数値をダウンロードして形式を整え、
チャットで所内全員に送る」という一連の指示も可能です。
このように、記憶や手帳に頼らず、
嫌でも目にする仕組みを作ることは可能なのです。
そのことが、思いの外、ストレスを軽くします。
まさにテクノロジーとの共存！
ぜひ、皆様も、細かなことから共存を試してみてくださいね。
“パートナー”の心強さや利便性に、きっとやみつきになりますよ。
オススメです！
