自動仕訳とは？メリットと課題、RPAによる更なる効率化を徹底解説！

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自動仕訳とは？メリットと課題、RPAによる更なる効率化を徹底解説！

経理業務の自動化・効率化を考える上で、
真っ先に挙がるキーワードが「自動仕訳」ではないでしょうか。

企業にとって経理は欠かせない業務なのですが、
昨今、この経理の人手不足に悩む企業が多くなっています。

一方で、その業務内容には、いわゆる単純入力の類も多く含まれ、
それらの自動化を図ることが、人手不足解消の1つの鍵と言えるでしょう。
よって今、多くの企業で「自動仕訳」の導入が進んでいるのです。

では、自動仕訳とは、そもそもどういうもので、
どんなメリットがあり、どういう課題があるのか。
また、そこにRPAをどう活かしていけるのか。
これらについて解説していきたいと思います。

目次

■そもそも自動仕訳とは？
■自動仕訳5つのメリット
　　①時間や負担の軽減
　　②ミスの削減
　　③専門知識のないスタッフでも対応できる
　　④不正の防止に役立つ
　　⑤ペーパーレス化の促進
■自動仕訳の課題
■RPAとの連携
■まとめ

そもそも自動仕訳とは？

自動仕訳とは、
インターネット経由で使う会計システムに装備された機能の1つで、
以下のような一連の動きのことを言います。

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１、様々なサービスやシステムと連携した上で、
　　明細などを会計システム内に自動で取り込む

例）ネットバンキング、クレジットカード
経費精算サービス、請求書管理サービス
給与システム、販売システム　など

２、あらかじめ決められたルールやパターンをもとに、
　　取得したデータを該当する勘定科目に分類＆登録する

————————–

ここまでを自動化してくれる仕組みが「自動仕訳」です。
自動で分類された中には誤っているケースもありますが、
それを人が修正することで補完していきます。

また、AIが搭載されている自動仕訳機能も多く、
仕訳をする度にAIが学習していくため、
ただ使っているだけで仕訳が的確になっていくのも特徴です。
その結果、誤入力修正の手間も徐々に省かれていくのです。

自動仕訳 5つのメリット

では、自動仕訳のメリットを
5つにまとめてお伝えしていきましょう。

【１：時間や負担の軽減】

最大のメリットは、
単純入力に伴う時間や負担を軽減できる点です。

一つ一つの明細を見ながら会計システムに手入力していく作業は、
簡単なようで、その単純な繰り返しに負荷がかかります。
負荷が重なれば、疲労によりミスの可能性も上がるでしょう。

一方、自動仕訳機能により、概ね仕訳入力が終わるならば、
入力業務にかかる時間は大幅にカットでき、
スタッフの作業としても確認や修正のみで済むため、
負担感も少なく済みます。

【２：ミスの削減】

人手で入力する場合、人間ですのでミスを100%なくすことはできません。
「マウス操作やキーボード操作のちょっとしたミスで、
　選ぶべき項目とは1つズレたものを選んでしまう」
ということも十分ありますよね。

更に、上述の通り、
人は細かな入力をひたすら繰り返していると疲れてしまい、
ミスを起こしやすくなってしまいます。

一方で、自動仕訳機能は、
決められたルールやパターンに忠実に仕訳を行いますので、
ミスや漏れを減らすことが可能です。

【３：専門知識のないスタッフでも対応できる】

従来、仕訳業務は経理の専門知識が必須で、
経験の浅いスタッフの場合、なかなか任せられないところがありました。

しかし、自動仕訳機能を使えば、
ある程度の仕訳入力が自動化できるため、
経験度合いを問わず、担当をすることができます。
また、チェックをしながら仕訳を覚えていくことも可能です。

更に、何から手をつけていいかわからないような未経験者でも
会計システムのサポート体制などを必要に応じて活用することで、
仕訳業務を完了させることができます。

【４：不正の防止に役立つ】

会計上、不正はあってはならないものです。
自動仕訳の仕組みの中には、
AIによるビッグデータや学習機能をもとに
不正の可能性のあるデータを検知するなど、
不正を防ぐ機能が組み込まれています。
これにより、業務の透明性や適正さにも貢献することができます。

【５：ペーパーレス化の促進】

自動仕訳機能の活用を進めていくということは、
紙ではなくデータでのやり取りが主になるということです。

今、情報管理やエコの観点でも、
ペーパーレス化は社会的に推進されていますよね。

自動仕訳機能の活用が進むことで、
ネットバンキングやクレジットカードに留まらず、
様々な管理業務や契約・申請関係などのデジタル化が
一層進むことが期待できます。

自動仕訳の課題

これまでお伝えしてきたようにメリットの多い自動仕訳機能ですが、
課題もあります。それは、人のチェックが欠かせない点です。
いくらAIによる学習機能があると言っても100%ではありませんので、
人がチェックし修正する手間は必ず発生します。

もちろん、自動仕訳を使わずに一から手入力する場合でも
チェック作業は発生しますし、
一般的に手入力の方が修正は多くなりがちですので、
自動仕訳の導入によってチェックの負担は軽くなるものの、ゼロにはなりません。

そのチェックの分量に負担感がなければ問題ないのですが、
仮に分量が非常に多い場合、
チェックをする人の負担感は、それなりに残ってしまうのです。

この点を更に改善するために、RPAを活用することができます。

RPAとの連携

一番わかりやすく効果的なRPAの活用法としては、
「会計システムが自動仕訳をしたデータについて、
　二重仕訳の可能性があるものをRPAで抽出する」というやり方です。

具体的には、以下のようなプロセスになります。

—————

●チェックをしたい期間の仕訳データを全てダウンロード（Excel等）
↓
●日付と金額が同じになっている項目や金額と適用が同じ項目等、
　二重仕訳になり得る条件を予め設定し、
　その条件に合致する項目を抽出するようRPAで指示を組む。
　（抽出された項目には、背景に色をつけるなどの指示を出しておく）
↓
●抽出された項目を人がチェックし、
　二重仕訳のものは片方を削除、そのままでよければ残すという操作をする。

—————

最近は、キャッシュレス化が進み、
クレジットカードや電子マネーを利用した決済が増えたために、
この二重仕訳候補だけでもRPAが確実に抽出してくれれば、
チェックも随分楽になるのではないでしょうか。

また、この「二重仕訳」と同様に、
よく修正が発生する条件があれば、
その条件に合致するものだけを抽出するような指示を組むこともできます。

このように自動仕訳機能にRPAを併用することで、
自動仕訳の課題となっていた「チェック者の負担感」も
更に改善することができるのです。