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RPA活用事例 <社内回覧板ロボ>
こんにちは、会計事務所RPA研究会のS美です。
本日も、弊社RPAご契約者様の事例の中から、
RPAプチ活用事例をご紹介したい思います！
本日はコチラ↓↓
社内回覧板ロボ
皆様は、スタッフに回覧する資料、どうされていますか？
・社内への周知事項
・事務所宛に届く様々な書籍やセミナーの案内
など、様々なものがありますよね！
おそらく、メールやチャットに添付で送る、
実際に紙で回覧する（掲示する）などが主流と思います。
例えば、メールやチャットに添付するとしても、
元資料が紙ベースだった場合には、
「スキャンをしてPDF化→メールやチャットに添付して送信」
という手順があり、1件1件は大した手間ではないものの、
週に何度も回覧が発生するケースなどは特に
担当者の手間になってしまいます。
そこで、今回、あるご契約者様がその過程を自動化されました。
具体的には、以下のようなやり方です。
————–
【人手による準備】
●紙資料をスキャンをしてPDF化し、所定のフォルダに追加する。
（元々PDF資料の場合には、所定のフォルダに追加する。）
※クラウド上の共有フォルダにされているそうです。
【RPAによる自動化シナリオ】
●所定のフォルダに新規PDFファイルが入ったら
RPAが自動で起動。
↓
●保存先のURLリンクが載ったメールを
関係者全員に送信。
————–
以上、非常に簡単なロボットになります。
人は、スキャンをして保存するだけ！
実際に、これを導入された事務所のご担当者様は、
これまでどうしても回覧が後回しになることが多かったそうです。
（書籍案内など優先度が低い場合、つい溜めてしまっていた、とのこと）
しかし、導入後は、ただスキャンをするだけなので、
溜めることなくサッと済ませることができ、スッキリしたとのことでした。
いかがでしょうか。
「ちょっとしたことが楽になる」の代表例ですよね！
どんなに些細なタスクでも、積み上がった状態が継続すると
慢性的にストレスになるものです。
ぜひRPAを活用し、スッキリ爽快な業務体制を目指しましょう！！
今後もまた、様々な活用事例をご紹介していきたいと思います。
どうぞお楽しみに！
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