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RPA活用事例 <入出金明細＆残高 通知ロボット>
こんにちは、会計事務所RPA研究会のS美です。
本日は、EzRobotのご契約者様が作成されたRPAロボットを
1つご紹介したいと思います。
【入出金明細＆残高 通知ロボット】
こちらのロボットを作成された企業様は、
全国に30ヶ所以上の拠点を持っておられます。
各拠点ごとにメインバンクがあり、
以前は、すべての拠点が「FAXサービス（有料）」を使って
日々、銀行よりその日の入出金明細と残高をFAXで受け取り、
経理担当者がチェックをしていたそうです。
しかし、実は、本社にある中央経理システムを使えば、
全拠点のメインバンクの入出金や残高は把握できる状態にあったとのこと。
ただ、膨大な経理システムのデータから、
拠点ごとの情報を拾ってまとめることや、
それを各拠点に通知する、という作業に手が回らず、
「FAXサービス」に任せていた、という背景がありました。
そこで、今回、その作業を任せるべく
RPAを活用された、というわけです。
具体的には、以下のようなシナリオ（指示）を作成されたとのこと。
—————–
●中央経理システムにログインし、
その日の全メインバンクの入出金情報と残高データを
ダウンロードする
↓
●ダウンロードしたデータから
各拠点ごとのデータをピックアップする
↓
●ピックアップしたデータを、
各拠点ごとのフォーマットに転記＆PDF化
↓
●各拠点の担当者にメールでPDFファイルを送付
—————–
このロボットができたことにより、
「FAXサービス」は不要になり、全拠点で解約をされたそうです。
高額ではないとのことでしたが、
固定費の削減につながりました。
また、ペーパーレスの観点からも大きな効果があったのではないでしょうか。
まさに今回の
「膨大なデータから一定の条件に合うものを抜き出す」
という作業もそうですが、
「人がやるには負担が大きく、ミス等のリスクがあるものの
作業そのものは単純な処理の連続」といった業務は
意外に多いものです。
そんな作業こそRPAの腕の見せ所！
RPAは、指示に忠実に、速く正確な処理ができます。
皆様も、この観点で周囲を見直してみませんか？
一気に課題が解決するかもしれませんよ。
【RPAが不具合時のリスクヘッジ】
なお、こちらの企業様に、今後の課題をお尋ねしたところ、
「今は特にないですが、今後万一このRPAに不具合が起きた時に、
人手でも同じ作業ができるよう、マニュアル化などの対応を
考えています。」というお答えをいただきました。
確かに、RPAが何らかのエラーでストップする可能性は否定できません。
そうなってから慌てるのではなく、
そのリスクまで見据えて動いていらっしゃる姿勢に、
スタッフ一同、感服いたしました。
RPAを活用することは、事務所の効率化を推進します。
しかし、完全に依存して理解不能になってしまうと
理想の共存とは言えません。
RPAに重要な業務を任せた時ほど、
万一のリスクヘッジも同時に整えてみてくださいね。
今後もまた、様々な活用事例をご紹介していきたいと思います。
どうぞお楽しみに！
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