RPAコラムRPA-COLUMN
RPAロボット紹介（二重仕訳防止ロボット）
最近は、キャッシュレス化が進み、クレジットカードを利用した決済が増えたために、
クレジットカード決済の領収書の記帳代行が増加しています。
クライアントから、領収書等の原資資料を頂く際に、
まずは領収書のみを送付頂くケースが非常に多く、
領収書を受領して、数日後にクレジット明細を頂くことになります。
記帳担当者は、まずは、領収書やレシートが送られてきた際に、会計ソフトへ記帳を行います。
次に、クレジットカードの明細が届くと、
クレジットカードの明細を会計ソフトへ記帳を行います。
クレジットカードの明細の時点で、
先に届いた領収書等と同じ取引であると気づく場合が殆どですが、
人間が行う以上、全て気が付くということは不可能があります。
そこで、RPAで二重仕訳に該当する可能性のある取引を
全ての仕訳の中から抽出することができれば、
記帳担当が二重仕訳をするリスクを防ぐと共に、
RPAがチェックをしてくれる安心感から、記帳担当の心理的ストレス軽減、
記帳のスピード向上へ繋がると考え導入することにしました。
会計ソフトの全ての仕訳を一旦エクセルにするようにRPAが行い、
エクセルの中から、任意に合致する項目を選択することをRPAへ指示を出し、
結果、RPAが二重仕訳に該当する可能性がある項目を抽出します。
当該項目から、人の目で再度チェックして、実際に二重仕訳を防ぎます。
全ての仕訳から、日付と金額が合致する項目や、金額と適用が同じ項目等、
二重仕訳に該当する項目を任意に設定することにより、
二重仕訳に該当する可能性がある仕訳を判断します。
ここで、月末に多い、資金移動等を除く指示をすることにより、
人間がチェックする仕訳数を減らすことができます。
また、勘定科目の貸方と借方の完全一致にすると、
クレジット決済の場合は、領収者やレシートを頂いた段階では、貸方を現金に、
クレジット明細を頂いた段階では、貸方を未払金の勘定科目を使う可能性があるため、注意が必要です。
