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RPAを使ってこんなに効率化できました!(パート2)

以前、こちらのコラムで、
私、RPA研究会のスタッフが実際にこれだけ効率化しているという事例をご紹介しましたが、
今回は、その第2弾をご紹介いたします!

銀行取引CSVからの自動仕訳ロボ

このロボットは、RPAソリューションズの複数のエンジニアと
実際に税理士事務所で働いている弊社スタッフが協力して作り上げたものになります。

詳しいロボットの解説は、業務提携しているエプソンコラムに掲載しておりますので、ぜひお読みください。

さて、皆様、顧問先からの銀行取引データは、どのように受け取っていますか?

①通帳のコピーをもらう
②取引明細をCSVでもらう
③ネットバンクと会計システムを連動させてもらう
(→弥生会計のスマート取引取込やMFの自動連携)

③をしていただけると1番スムーズですが、いまだに①や②で提出される顧問先も多いかと思います。

今回ご紹介するのは、②のCSVで明細をもらった場合の効率化です。

以下、ロボットを使った実際の業務フローをご説明します。

【1】顧問先から提出してもらった銀行取引のCSVデータを銀行種類ごとにインポートフォルダに入れる

現時点で、主要銀行(都市銀行、ネット銀行)については概ね完成しております。

【2】摘要のワードによって、仕訳のルールを設定していく

『東京電力』とあれば、水道光熱費
『NTTドコモ』とあれば、通信費
『○○株式会社』とあれば、売上高

このように、毎月口座から引き落とされているもの、毎月入金されているものなど
【この摘要であれば、この仕訳をしたい】というルールを専用のエクセルシートに入力しておきます。

【3】ロボットをスタートすると、先ほどの銀行CSVが会計システムにインポートできる形式に変換される

※その際、【2】で設定したルールがあるものは、設定した仕訳で変換されます。
ルールのないものは、【仮払金】【仮受金】として仕訳されます。

実際のインポートまでロボットで行うことももちろん可能です。

また、出来上がったファイルをスタッフが目で確認したうえで、会計システムに手動でインポートする形式でも問題ありません。

【4】仮払金、仮受金として処理したものを、正しい仕訳に修正する

 

▼このロボットのメリット
・CSVからインポートするので、数字の入力ミスがありません
・一度ルールを設定したら、次回同じロボットを利用するときは、そのまま使えます
→ルールを増やしていくことで、ロボットを使えば遣うほど、効率化が進みます
・自動連携させる場合は、定期的にAPI連携の有効期限が切れ・再設定という手間が発生しますが、
CSVの場合は、そういった手間がありません

▼このロボットのデメリット
・顧問先にCSVで提出してもらう必要があります
・最初にルールを設定する必要があります
・顧問先ごとにロボットを分ける(仕訳のルール設定が異なるため)必要があります

なんとなくイメージがついたでしょうか?

次回は、前述の③顧問先から通帳コピーをもらった場合の効率化について
少しご紹介していきます!

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