RPAコラムRPA-COLUMN
顧客連絡情報ロボット
◎顧客連絡情報ロボット
税理士として、顧客の情報提供は重要です。
中間納税の連絡、源泉所得税の納付のお知らせ、
個人確定申告や年末調整の必要書類の連絡等です。
ただ、年に１度しかない事項に関しては、
普段の忙しさ等の理由により、失念してしまう可能性があります。
重要な出来事ですので、事前にRPAのロボットが
当該業務を行うことにより失念を防ぐことができます。
◎顧客連絡事項ロボットの仕組みと考え方
顧客連絡事項ロボットの仕組みは、年に一度の失念しやすい連絡事項や、
失念しては絶対にいけない重要事項を前もってRPAロボットが作成して、
人間のチェック前までの状態まで事前に行っておくということです。
時期により、繁忙期に重なり、ついつい失念してしまうということも、
１年間の閑散期に全ての連絡事項ロボットを作成することで、
自動的に、人間のチェックを促すことができます。
また、次年度においては、微調整を行うことで、
RPAロボットの再利用が可能であり、
一度作成したロボットのメンテンナンスも、殆ど必要ありません。
顧客連絡事項ロボットは、人間である以上、仕事でイレギュラーな対応が生じたり、
プライベートで忙しくなったり、その他色々な事項が重なったときには、
どんな重要事項であれ、失念するというリスクがあります。
一方で、RPAロボットは、言われたことを忠実にこなすこと、
２４時間３６５時間、黙々と作業をこなすことために、失念の恐れはありません。
顧客連絡事項ロボットのように、人間よりRPAロボットの方が向いている作業はあります。
RPAロボットは、考えることや応用はできません。
ただ、単純作業や繰り返し作業、言われたことを忠実に行うことは、人間より向いています。
今後、テクノロジーの進化と共に、人間とロボットの共生という考えた場合には、
毎年送付する定型の資料に関しては、RPAロボットの方が向いているため、
出番がどんどん増えていきます。
◎現場の反応について
現場の反応は、失念を防げたり、勘違いの誤送信を防止する効果があるために、好評です。
単純作業の繰り返しになる点でも、人間では飽きてしまったり、退屈になることが、
RPAロボットでは、ボタン一つで作業を行ってくれます。
会計事務所の業界では、顧客への連絡を失念することは、
直接顧客の財産に影響を及ぼす可能性が高いために、
忘れたでは済まされない場面が多いです。
失念することにより、顧客に多大な損害をあたえ、会計事務所の訴訟リスクもあります。
RPAロボットが連絡をすることを人間がチェックできれば、
一人で二重チェックにも繋がります。
今まで、ミスの大きさからストレスの大きかった部分を
RPAロボットが代行してくれることから、現場の反応は良いです。
一方で、これはRPA全般に言えることですが、RPAロボットが動きだすまで、
RPAロボットの作成に知識と時間がかかるという課題もあります。
RPAロボットの作成知識は、プログラミングやエクセルのVBAの知識に比べて、
短時間で習得でき、学習コスト（時間）が少ない技術の一つです。
今回の顧客連絡事項ロボットであれば、RPA製品によりますが、
一般的に１５時間程度勉強を行えば、作成できるレベルにはなります。
作成できる能力が身に着くことと、RPAロボットの作成は別です。
顧客連絡事項ロボットの作成には、約１０時間前後の時間があれば作成可能です。
比較的簡単なロボットで２年目以降は、殆ど時間を要しませんが、
１年目はRPAの課題であるロボットの作成時間がかかるという点があります。
◎顧客連絡事項ロボットのまとめ
中間納税の連絡、源泉所得税の納付のお知らせ、年末調整の必要書類の連絡だけでなく、
顧客の誕生日や設立記念日等にもお祝いメールを送るところもあります。
全てを覚えることは難しいため、以前はパソコンのカレンダー機能を利用していました。
しかし、顧客数が多くなると、１日複数の違った連絡事項を送るということになります。
人間が行う量にしては、あまりに多い量でしたので、
今回のRPAロボットができたおかげで、人間の行う工数を減らすことができ、
より生産性の高い業務にあてることができました。
お知らせロボットは従業員にとってもストレスのかかる単純業務の一つです。
できるだけ人間の手を放してあげましょう。
皆様のお知らせ関連の業務をRPAに任せることをお勧めいたします。
