RPAコラムRPA-COLUMN
請求書作成ロボット
◎請求書作成ロボット
請求書の作成を、メールと郵送での２種類の送付を行っていました。
請求項目も、一定量あり、顧客の数も法人・個人を合わせる数百になります。
当該請求書を人間が行うと、数か月に１回ミスが起き、
時間も２～３日の日数を要することになりました。
そこでRPAロボットに全ての請求書を行うことにすると、
ミスも減り時間も大幅に短縮できました。
◎具体的な請求書作成ロボットの動き
今まで全ての請求書を顧客情報から人が、既存請求書エクセルに転記していました。
まず、RPAロボットが顧客上から顧客名、請求年月日、請求項目、請求金額、備考等を覚えます。
次に、RPAロボットが、上記で覚えた事項に関して、既存請求書エクセルへ転記します。
この転記作業だけで、人間が行うこととロボットが行うことでは、時間的に大きな差が出ます。
人間が行う転記では、一つ一つコピーと貼り付けを行います。
一方、RPAロボットでは、全ての事項を一気にコピーして、一気に貼り付けを行うことができます。
また、RPAロボットは人間が行う作業より、通常半分以下の時間で行うことができます。
次に、メールの場合には、RPAロボットが既存請求書エクセルをPDF化して、
所定のフォルダに保存を行います。
保存を行ったデータを、メールに添付し下書きに置きます。
当該下書きを人間がチェックを行い、メールを送信することで請求書を送ることができます。
一方、郵送の場合には、RPAロボットが既存請求書エクセルを印刷処理を行い、
人間が当該印刷物をチェックすることで請求書が出来上がります。
◎RPA請求書作成ロボット導入のきっかけ
RPA請求書作成ロボットの導入のきっかけは、
個人の確定申告の請求書作成に３日以上の時間がかかり、
請求額や請求項目のミスが出ていたことです。
請求額や請求項目のお金にまつわる部分は、私共の仕事で間違うことは、
信頼問題にかかわり絶対に許されるべきではありません。
しかし、人間が行う作業である以上、ミスがない絶対ということは存在しません。
まして、個人確定申告という１年間で最も忙しい時期が終了した段階で、
疲れと燃え尽き症候群のような状態での作業は、モチベーションの低下や、体力的にきつく、
ミスが起きやすい状況にあります。
繁忙期の負荷をどれだけ減らすことができるかが、
社員の満足度や離職率の低下につながるため、
個人確定申告の請求書作業のような転記作業は、
RPAロボットが最も得意とする単純作業であるために、作成してみました。
◎現場の反応
多くの会計事務所の現場職員のストレスの高い業務を考えると、
繁忙期が終わった後の、後片付けのような処理があります。
例えば、返却資料の作成、データのフォルダへの収納、今回の請求書の作成も該当致します。
現場職員の中では、期限に追われながら、通常業務に追加の業務が終わると、
１日、２日休憩したい気持ちになります。
多くの会計事務所で確定申告時期は、残業が増える時期です。
疲労がたまっている時期に、大量の単純作業を行うとミスが生じやすいです。
今まで、人間が行っていた業務をRPAロボットが代わりに行ってくれるため、
現場としては作業が減り、喜びの声があがります。
一般的に、RPAロボットが人間の業務を奪う可能性があると導入を恐れたり、
抵抗をしめす従業員の方もおられます。
しかし、今回のRPAロボットのように、非常にストレスを抱える作業を
代わりにやってくれるということであれば、現場の抵抗も殆どないです。
◎請求書作成ロボットのまとめ
弊社で最初に作成したRPAロボットということもあり、驚きがありました。
テクノロジーの進化を感じることができ、今後の会計事務所の形が可視化できます。
単純なRPAロボットですが、現場のストレス軽減、単純作業からの解放を考えると
十分すぎる効果があります。
今後会計事務所の代表が考えることは、
人間の行う作業と人間以外でできることの境目をしっかりと認識することです。
人間以外でできる作業は人間以外で行い、
人間はチェックにまわることによりミスを減らすことができます。
RPAロボットが作業を行い、人間がチェックや付加価値の高い作業を行う、
という人間とロボットの共生の時代が始まりました。
RPAロボットは、単純作業を教えた通りにしかできないですが、逆に教えた通り忠実に実行致します。
ミスも少ないです。
RPAロボットに任せるべき仕事は是非任せて、
会計事務所のミスを減らすと共に生産性向上を実行できる事務所の数を増えればと考えています。
弊社が最初に作成したRPAロボットです。
作成も簡単ですし、思った以上の効果もあるので、
今からRPAを始めようという事務所様には、とてもお勧めのロボットになります。
