RPAコラムRPA-COLUMN
中小企業のバックオフィス
中小企業の多くは、主力製品、主力サービスの人材を強化せざるを得ない会社が多いです。
営業であったり、システムエンジニアであったり、業種により直接売上をに影響を与える陣容を厚くするのは当然かと思います。
その結果、多くの中小企業のバックオフィス業務は、人材が手薄であったり、管理者不足からブラックボックス化しやすい現状にあります。
◎顧問先の現状
弊社の顧問先でも、年商２００億円ですが、法務部が２人しかいなく、契約書は紙で、常に法務のリーダーの机の上には契約書の山があるという状況です。
この状況で一番困ることが、契約書の紛失や、契約書がすぐに出てこないということが多々あります。
少なくとも、データとしてカテゴリー別のフォルダーに保存を行うべきです。
しかし、色々な部署からの契約に関して、契約書の作成が終了することが、作業の終了で、保存などの力が残っていません。
このような状況の会社は、弊社だけなく多くの会計事務所の顧問先で普通にありえることです。
人を採用しようと考えても、良い人材は当然来てくれませんし、予算も合わないという形になります。
◎法務・総務・人事・経理を一人で行っている会社
他の顧問先でも、法務・総務・人事・経理を一人で行っている会社が殆どです。
社員が３０名以下の会社の殆どが、バックオフィス業務は一人の方に任せているという会社が多いです。
多くの中小企業に言えるのですが、なかなかコネクションで入ってくれる方もいないので、経験者というだけで採用される方も多いです。
代表が一番の営業マンという会社も多いので、なかなかバックオフィス業務にまで手が回らない。
バックオフィス業務の管理ができない、結果、ブラックボックス化が生じてしまいます。
その方が辞めれば、何がどこに保存されているかが、分からない。
引き継ぎも、なかなかうまくいかないことも多いので、次に入った方の業務もかなり分からないことがたくさんあるという状況になります。
ロイヤルティが高く、何とか会社を立て直そうとする方であればいいのですが、なかなか引き継ぎが不十分な状況で業務を続けることは困難なために、すぐに辞めてしまうというケースも多いです。
当たり前ですが、引継ぎがうまくいってない方からの引継ぎですので、次の方もかなり厳しい状況に置かれます。
負のスパイラル減少がおきてしまいます。
◎中小企業の横領
人の離職が相次ぐという状況だけでなく、気が付けば経理の横領が行われているという状況もございます。
私も祖父が３０名くらいの中小企業を経営していましたが、税務調査で経理の横領が判明したということもございました。
中小企業の代表にとって、バックオフィスを把握するということは、時間的にかなり厳しいものがあるということです。
当然、中小企業のバックオフィスを円滑に行うために、アウトソーシングを採用する中小企業の方も大勢います。
弊社の経理代行も年々売上は増加しています。
やはり、経理の横領、経理が辞めて人材採用がうまくいかない、バックオフィスがブラックボックス化していて、妙に権力や力をつけてしまったという理由で弊社の経理代行を選択されます。
◎RPAの活躍の場
まさに、最初の法務部の例もそうですが、RPAが後片付け業務を行えば、少なくともデジタル化した資料を自動でカテゴリーのフォルダーに収納することはできます。
法務だけでなく、バックオフィス全体の業務をRPA化できるところをRPA化することにより、バックオフィス担当者の業務量を減らすことができます。
RPAは退職はないので、引き継ぐ必要はございません。
当然横領することもございません。
多くの中小企業のバックオフィスでRPAの活躍の場はたくさんあります。
是非、ご検討頂ければと思います。
