RPA活用事例 | 会計事務所RPA研究会

RPAコラムRPA-COLUMN

RPA活用事例 <会議の議題確認・召集ロボ>

こんにちは、会計事務所RPA研究会のS美です。

先日、ご契約者様とお話ししていましたところ、

定例会議の議題確認や召集連絡（or 中止連絡）に

RPAを活用されているとのことでしたので、

どんな内容かお伺いしてみました！

本日は、そちらをご紹介します。

会議の議題確認・召集ロボット

こちらの企業様では、

週に1度、チーフ・リーダークラスを集めての定例会議があるそうです。

ただ、「議題がしっかりとあり、積極的な意見交換が行われる会」と、

「皆でシェアしあうほどの進捗や議題のない会」がある、といったように

日によって会議の生産性にバラつきがあることが課題でした。

そこで、「事前に議題の有無や内容を共有し合えば良いのではないか」

という改善策があがったそうですが、

誰かが、関係者全員に対して事前に議題を確認し、それを取りまとめ、

改めてそれを周知する、という手間が毎週発生するため、

担当者の負担になってしまうのが難点でした。

一方で、それまでも、

会議のリマインドを前日に関係者へチャットで送信する作業を

RPAで自動化されていたそうで、

そのリマインドの仕組みを応用できないか？という話も上がり、

そこから生まれたRPAロボットだそうです。

具体的には以下のようなシナリオを組まれたとのこと。

※定例会議は毎週水曜日

—————-
●毎週木曜日になったら、
　RPAが自動で「議題入力フォーム」を
　関係者にチャットで送信する。
　（その際、議題の入力〆切が翌週月曜である旨もお知らせ）
↓
●月曜日の〆切時間を過ぎたら、
　RPAが入力フォームの集計画面にアクセスし
　データをダウンロード。
↓
●入力されている議題の内容を別ファイルに転記して整える。
↓
●そのファイルを添付した状態で
　会議前日の火曜日の朝に、関係者にチャット送信。
　そのチャットで会議のリマインドも兼ねる。
—————-

いかがでしょうか。

これであれば、誰の手も煩わせることなく、

事前に会議の議題を共有できますよね！

なお、こちらのロボットの稼働後に更に応用され、

「誰からも議題の入力がなかった場合には、

その週の会議は中止にする旨の連絡をする」

というシナリオにアレンジされたそうです。

これにより、議題確認や取りまとめの手間を省けただけでなく

関係者に事前に議題が共有された状態で会議が始まることで、

進行もスムーズになり、より有意義な会議が持てるようになった、

とのことでした。

また、議題のない時には事前に中止がわかるので、